Die Sekretärin
Die Sekretärin ist Schild und Schwert ihres Chefs. Im B2B-Bereich ist es keine Seltenheit, dass Du bei Deinen Anrufen im Vorzimmer Deiner
Zielperson landest. Und dann stellst Du Dir die Frage:
„Wie komme ich an der Sekretärin vorbei?“ und die korrekte Antwort ist eigentlich:
„Garnicht!“. Du weisst ja, eine gute Sekretärin zeichnet sich dadurch aus, dass Sie ihrem Chef den Rücken freihält, alle Anfragen vorab selektiert und nur wirklich wichtige, relevante und interessante Informationen weiterleitet.
Quicklinks:
Um erfolgreich zu sein galt früher einmal:
- Selbstsicher anrufen und so tun, als ob der Chef der beste Freund ist
- Sich die Sekretärin zur Freundin oder Verbündeten machen
- Als Mann viel und überschwänglich mit der Sekretärin flirten
- Der Sekretärin eine Provision versprechen, wenn ein Geschäft zustande kommt
Aber das ist heute völlig überholt, wie eigentlich auch damals schon, denn die wenigsten Damen waren wirklich empfänglich für solche Maschen.
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Was willst Du wirklich?
Damals wie heute – Du willst mit einer Person sprechen, der Du ein Angebot machen kannst und die auch Entscheidungsträger ist. Schauen wir uns den Klassiker eines ersten Akquise-Telefonats an:
- Du kennst womöglich Ihren Ansprechpartner noch nicht.
- Du hast Deinen Ansprechpartner weder gesehen noch gehört.
- Du weisst nichts, auch nicht, ob Interesse an Deinem Produkt oder Deiner Dienstleistung besteht.
- Du weisst nicht, ob Dein Ansprechpartner Zeit hat.
- Du weisst nicht genau, ob Deine Zielperson überhaupt der richtige Ansprechpartner ist.
Du weisst also meistens wirklich nicht viel, auch wenn Du bei der Vorbereitung auf Dein Gespräch schon recherchiert hast. Die Sekretärin hat allerdings Antworten auf all Deine Fragen!
Eine Redewendung sagt „Wie es in den Wald hineinruft, so schallt es heraus“. So ist es auch in der professionellen Kommunikation. Sekretärinnen sind heute ausgebildete Kommunikationsprofis, genau wie Du, wenn Du ein enstprechendes Training hattest. Deshalb gestaltest Du ein Gespräch mit immer mit Respekt, freundlich und nicht unterwürfig, überheblich oder gar schleimend. Selbstverständlich ist Deine Professionalität kein Garant dafür, dass Du einen Schritt weiterkommst. Du wirst weiterhin abgewimmelt werden mit Sprüchen wie „Sie können mir gerne Ihre Unterlage schicken und ich leite sie dann weiter“ oder „Ich frage Herrn/Frau XY, ob er Interesse hat und wir melden uns dann bei Ihnen.“ Bei diesen Antworten ahnst Du schon, dass das Telefonat eine Einbahnstraße ist.
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Warum versuchst Du es nicht mal anders?:
- Tu so als ob die Sekretärin Ihre unmittelbare Ansprechpartnerin ist.
- Sprich auf absolut professioneller Ebene mit ihr.
- Sprich sie mit ihrem Namen an. Das ist eine gute Basis, damit Du mit Ihren offenen Fragen voran und näher an Dein Ziel kommst.
- Behandele die Sekretärin, als wäre sie der Chef persönlich.
- Vermeide Tricks, um an ihr vorbeizukommen. Sie wird es als Profi sofort merken.
- Sei ehrlich zu ihr und vermittele ihr Zuverlässigkeit.
- Stelle den Nutzen Deines Angebots für das Unternehmen und auch für ihre Abteilung heraus.
- Alle wichtigen Punkte sollten in den ersten Sätzen strukturiert und prägnant erklärt werden.
Sage anschließend: „Frau Zimmer, gerne schicke ich Ihnen meine Unterlagen. Welchen Tipp haben Sie für mich, dass Ihr Chef sie wirklich liest?“ Du wrist in den allermeisten Fällen eine Antwort bekommen. Je nach Charakter bekommst Du gesagt, dass Du beispielsweise die Sachen zu ihren Händen schicken oder zur einfachen Wiedererkennung eine Sonne auf den Briefumschlag malen sollst. Vielleicht wunderst Du Dich jetzt oder lachts darüber, aber es ist wirklich kein Witz, es kann wirklich so einfach sein. Erstens gibst Du der anderen Person eine besondere Wertschätzung, in dem Du sie explizit ansprichst und um Rat bittest und zweitens wird sie sich den Tipp merken und wiedererkennen, wenn Deine Unterlagen eingehen.
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