Vier Strategien wie Du an der Sekretärin vorbeikommst

Vier Strategien wie Du an der Sekretärin vorbeikommst

Kursteil 1 - Aufmerksamkeit gewinnen

Aufmerksamkeit gewinnen


Eine Sekretärin ist der Aufwandsfilter für ihre Chefin oder ihren Chef Das gilt besonders für Telefonate. Sie schirmen Ihre Vorgesetzten regelrecht ab. Hier haben wir für Dich vier Strategien, wie Du an der Sekretärin vorbei doch zu Ihrem gewünschten Gesprächspartner durchkommst.
(Kostenloser Auszug aus unserem Souverän Verkaufen Online-Verkaufstraining)
Quicklinks:

Unsere 4 möglichen Strategien, wie Du die Sekretärin überwinden kannst:

Strategie 1:

Nimm Bezug auf ein konkretes Angebot oder Schreiben. Hast Du bereits einen Brief geschickt, den Du vorher angekündigt hast, nenne den ungefähren Zeitpunkt des Empfangs. Damit hast Du gleich einen guten Einstieg, denn ihr sollten die Informationen bereits vorliegen und sie sollte sie bearbeitet bzw. weitergeleitet haben. Versuche, auf Vorausgesetztes Bezug zu nehmen. Vermeide jedoch Formulierungen wie „Ich möchte gerne wissen, ob Herr/Frau XY an meinem Angebot interessiert ist.“, wenn Du nicht genau mindestens einen fesselnden Hinweis dazu gibst. Das kann Einwände und Vorwände provozieren und Du wirst abgewimmelt nach der Marke „Rufen Sie uns nicht an, wie rufen Sie an“. Es ist auch absolut üblich geworden, den Kunden oder möglichen Geschäftspartner mit Vor- und Nachnamen zu nennen. Das schafft Aufmerksamkeit, denn die wenigstens Anrufer tun das. Du erweckst so den Eindruck, Deinen Wunschansprechpartner persönlich zu kennen und steigerst damit die Chance, wirklich durchgestellt zu werden.

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Strategie 2:

Biete eine Problemlösung an oder mache auf eine wichtige Problemlösung aufmerksam. Bei dieser Strategie geht es darum, der Sekretärin in wenigen Worten eine Lösung anzubieten oder eine solche zu skizzieren, die enorm wichtig ist.

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Strategie 3:

Kündige Deinen Anruf am Vormittag für den Nachmittag an und frage nach dem besten Zeitpunkt für ein Gespräch. Damit erhöhst Du Deine Chancen, wirklich durchgestellt zu werden.

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Strategie 4:

Überlege Dir eine fachliche Frage, die die Sekretärin mit größter Wahrscheinlichkeit nicht beantworten kann. Rechne dennoch mit der Kompetenz der Sekretärin aber frage so, dass sie die Antwort nicht ohne Rücksprache mit dem Verantwortlichen oder Chef geben kann. Wenn sich die Sekretärin unsicher ist, wirst Du mit großer Wahrscheinlichkeit durchgestellt werden.

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Beispiele:

  • „Mein Name ist Carmen Monnaie und es geht um die Anpassungen der neuen Steuerrichtlinien inklusive der Berechnungen von Steuern und Abgaben. Ich hatte Herrn Peter Zahler dazu schon Informationen am 12. April zukommen lassen. Würden Sie mich jetzt zu ihm durchstellen?“
  • „Ich rufe Sie an, weil unsere Firma eine neue Finanzsoftware mit automatischer, einfacherer und zuverlässigerer Schnittstelle zum Finanzamt entwickelt hat. Sagen Sie mir doch bitte, wie in Ihrer Finanzabteilung die automatische Übertragung bisher gewährleistet wurde und wie hoch die Fehlerquote ist.“
  • „Mein Name ist Carmen Monnaie, bitte sagen Sie doch Herrn Zahler, dass ich ihn zwischen 13 und 14 Uhr anrufen werde. Es geht um die neue Finanzsoftware für Ihr System, mit dem die Abwicklung mit dem Finanzamt einfacher wird. Ist der Telefontermin in Ordnung?“
  • „Mein Name ist Carmen Monnaie und es geht um die Anpassungen der neuen Steuerrichtlinien inklusive der Berechnungen von Steuern und Abgaben. Aus Erfahrung weiß ich, dass auch Ihr Geschäftsführer feststellen kann, ob und inwiefern unsere Problemlösung für Ihr Unternehmen von Vorteil ist. Ich hatte ihm dazu schon Informationen am 12. April zukommen lassen. Würden Sie mich jetzt zu ihm durchstellen?“

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Fazit

Wir können Dir natürlich nicht garantieren, dass unsere vier Strategien Dich immer zum Erfolg führen. Wir können Dir aber versichern, dass, wenn Du übst und selbstsicherer wirst, Du immer häufiger an der Sekretärin vorbeikommst.
Nimm Dir Zeit und lerne weitere Techniken, wie Du nichtz nur bei der Sekretärin landest, sondern auch bei Deinen Kunden. Mach mit bei unserem Online Verkaufstraining „Souverän Verkaufen“!
 

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Die Sekretärin als Hürde in der Telefonakquise –Was nun?

Die Sekretärin als Hürde in der Telefonakquise –Was nun?


Sekretärin als Hindernis in der Telefonakquise

Die Sekretärin


Die Sekretärin ist Schild und Schwert ihres Chefs. Im B2B-Bereich ist es keine Seltenheit, dass Du bei Deinen Anrufen im Vorzimmer Deiner Zielperson landest. Und dann stellst Du Dir die Frage: „Wie komme ich an der Sekretärin vorbei?“ und die korrekte Antwort ist eigentlich: „Garnicht!“. Du weisst ja, eine gute Sekretärin zeichnet sich dadurch aus, dass Sie ihrem Chef den Rücken freihält, alle Anfragen vorab selektiert und nur wirklich wichtige, relevante und interessante Informationen weiterleitet.
Quicklinks:

Um erfolgreich zu sein galt früher einmal:

  • Selbstsicher anrufen und so tun, als ob der Chef der beste Freund ist
  • Sich die Sekretärin zur Freundin oder Verbündeten machen
  • Als Mann viel und überschwänglich mit der Sekretärin flirten
  • Der Sekretärin eine Provision versprechen, wenn ein Geschäft zustande kommt

Aber das ist heute völlig überholt, wie eigentlich auch damals schon, denn die wenigsten Damen waren wirklich empfänglich für solche Maschen.

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Was willst Du wirklich?

Damals wie heute – Du willst mit einer Person sprechen, der Du ein Angebot machen kannst und die auch Entscheidungsträger ist. Schauen wir uns den Klassiker eines ersten Akquise-Telefonats an:

  • Du kennst womöglich Ihren Ansprechpartner noch nicht.
  • Du hast Deinen Ansprechpartner weder gesehen noch gehört.
  • Du weisst nichts, auch nicht, ob Interesse an Deinem Produkt oder Deiner Dienstleistung besteht.
  • Du weisst nicht, ob Dein Ansprechpartner Zeit hat.
  • Du weisst nicht genau, ob Deine Zielperson überhaupt der richtige Ansprechpartner ist.

Du weisst also meistens wirklich nicht viel, auch wenn Du bei der Vorbereitung auf Dein Gespräch schon recherchiert hast. Die Sekretärin hat allerdings Antworten auf all Deine Fragen!
Eine Redewendung sagt „Wie es in den Wald hineinruft, so schallt es heraus“. So ist es auch in der professionellen Kommunikation. Sekretärinnen sind heute ausgebildete Kommunikationsprofis, genau wie Du, wenn Du ein enstprechendes Training hattest. Deshalb gestaltest Du ein Gespräch mit immer mit Respekt, freundlich und nicht unterwürfig, überheblich oder gar schleimend. Selbstverständlich ist Deine Professionalität kein Garant dafür, dass Du einen Schritt weiterkommst. Du wirst weiterhin abgewimmelt werden mit Sprüchen wie „Sie können mir gerne Ihre Unterlage schicken und ich leite sie dann weiter“ oder „Ich frage Herrn/Frau XY, ob er Interesse hat und wir melden uns dann bei Ihnen.“ Bei diesen Antworten ahnst Du schon, dass das Telefonat eine Einbahnstraße ist.

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Warum versuchst Du es nicht mal anders?:

  • Tu so als ob die Sekretärin Ihre unmittelbare Ansprechpartnerin ist.
  • Sprich auf absolut professioneller Ebene mit ihr.
  • Sprich sie mit ihrem Namen an. Das ist eine gute Basis, damit Du mit Ihren offenen Fragen voran und näher an Dein Ziel kommst.
  • Behandele die Sekretärin, als wäre sie der Chef persönlich.
  • Vermeide Tricks, um an ihr vorbeizukommen. Sie wird es als Profi sofort merken.
  • Sei ehrlich zu ihr und vermittele ihr Zuverlässigkeit.
  • Stelle den Nutzen Deines Angebots für das Unternehmen und auch für ihre Abteilung heraus.
  • Alle wichtigen Punkte sollten in den ersten Sätzen strukturiert und prägnant erklärt werden.

Sage anschließend: „Frau Zimmer, gerne schicke ich Ihnen meine Unterlagen. Welchen Tipp haben Sie für mich, dass Ihr Chef sie wirklich liest?“ Du wrist in den allermeisten Fällen eine Antwort bekommen. Je nach Charakter bekommst Du gesagt, dass Du beispielsweise die Sachen zu ihren Händen schicken oder zur einfachen Wiedererkennung eine Sonne auf den Briefumschlag malen sollst. Vielleicht wunderst Du Dich jetzt oder lachts darüber, aber es ist wirklich kein Witz, es kann wirklich so einfach sein. Erstens gibst Du der anderen Person eine besondere Wertschätzung, in dem Du sie explizit ansprichst und um Rat bittest und zweitens wird sie sich den Tipp merken und wiedererkennen, wenn Deine Unterlagen eingehen.
Bist Du unsicher in Deiner Gesprächsführung und weisst vor lauter Taktiken nicht mehr, wie und wo Du ansetzen sollst? Gib Dir ein Update und lerne unser Verkaufsgespräch mit Struktur kennen. Lerne, souveräner zu verkaufen!

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Mit welchen Fragen kommst Du bei der Telefonakquise an der Sekretärin vorbei?

Wenn Du daran interessiert bist, an den richtigen Ansprechpartner durchgestellt zu werden, kannst Du folgendes probieren. Frage:

  • Was kann ich tun, damit ich Herrn/Frau XY mich / mein Produkt / meine Dienstleistung vorstellen kann? Welchen Tipp können Sie mir da geben?
  • Was würden Sie an meiner Stelle tun, um mit Herrn/Frau XY ins Gespräch zu kommen?
  • Wir würden Sie und Herrn/Frau XY gerne in unsere neuen Räumlichkeiten einladen. Haben Sie einen Tipp, wann wir Ihre Zeit dafür in Anspruch nehmen können?
  • Ich hatte mit Herrn/Frau Z von der Vertriebsabteilung der Firma AB bereits ein interessantes Gespräch. Ich bin mir sicher, dass Herr/Frau XY auch interessiert wäre. Was meinen Sie dazu?

Fazit

Eine gute Sekretärin kann eine Hürde sein, die nicht so leicht zu erklimmen ist und Du fürchtest Dich vielleicht, mit ihr zu sprechen. Aber sieh die Sache nicht so schwarz, sondern als Herausforderung, die absolut zu meistern ist. Versuche einfach, einen guten Kontakt zu knüpfen, indem Du an ihr gefühltes Eigeninteresse appellierst. Teste diese Techniken immer wieder aus und stelle Fragen wo es nur geht, allerdings ohne irgendene Art von Penetranz. Du wirst in jedem Fall eine Antwort erhalten und sicherlich häufiger ans Ziel kommen.
Tipp: Heute gibt es auch Männer, die als „Sekretärin“ arbeiten. Gemeinhin wird das Sprechen mit Frauen als etwas leichter empfunden. Aber sei nicht verdutzt und sage ihm nicht, dass er ein Paradiesvogel ist, um das Gespräch aufzulockern. Mache keine Unterschiede, begegne Männern mit derselben Professionalität, aber male bitte nicht unbedingt eine Sonne auf den Briefumschlag sondern lieber einen roten Pfeil.
Nimm Dir Zeit und lerne weitere Techniken, wie Du nicht nur bei der Sekretärin landest, sondern auch bei Deinen Kunden. Mach mit bei unserem Online Verkaufstraining „Souverän Verkaufen“ und das mit Zufriedenheitsgarantie!
 

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